COLUMN

今回は、タイムカードを廃止し、実際に当社で使用している勤怠管理システムについてご紹介します。 勤怠管理システムといってもすごく簡易的で、従来のタイムカードでの打刻を電子化した打刻機能を開発しました。 ただ、当社では本システムが十分な機能を果たし、タイパ向上につながりました！

なぜ勤怠管理システムに注目したのか

私は工場の機械オペレーターを行う傍ら、勤怠管理・給与計算といった人事労務の仕事を行っていました。 毎月必ず行う人事労務の仕事は、仕事がどんなに忙しくてもミスなく行わなければなりません。 なかでも、一番時間がかかっていたタイムカードの勤怠時間の集計をより効率的にできないかと以前から考えていました。 また、当社を設立する前はIT企業に勤務していたので、なおさらアナログ代表のタイムカードを安くデジタル化できないか模索していました。
事実、従業員200名以下の中小企業でみると、人手不足に次いで業務の効率面を問題視している企業が多いようです。

さらに、従業員が当社に入社した時「若い会社なのにタイムカードを使っているんですね。」といわれたことがすごく自分自身恥ずかしくなり、設立3年目を迎えたことをきっかけに勤怠管理システムの開発・導入を決めました。
今の時代に沿ったスタイルにしていかないと、将来性を感じない等の理由により社員の離職につながりかねないと感じました。。。

システムの概要

システムの開発にあたり、現代の日本で多くの企業が利用している「Microsoft Excel」で開発することにしました。 「なぜ、今この時代にExcel？」と思われた方もいらっしゃるかと思いますが、簡潔に言うと、手っ取り早く導入できるためです。 もちろん、Excelに入退勤時間を直接入力するのではありません。 入退勤時にシステム上のボタンを押すと、それぞれの時間がExcelに打刻される仕組みになっています。

システム導入後の主な作業変化

主な作業変化として、以下の3つに関してタイパ向上につながったと実感しています。

①　月1回のタイムカードの準備・回収がなくなる

②　Excelへの打刻転記がなくなる

③　打刻誤りの確認作業が短縮　←　スマホで毎日チェックしています！

従業員からすると、タイムレコーダーにタイムカードを差し込む作業からボタンをぽちっと押す動作に変わりました。 これだけ聞くとさほどタイパの向上にはつながっていないように感じますが、事業者側の作業のタイパは格段に向上しました！

最後に

勤怠管理システムの打刻機能を実際に導入したことで、人事労務業務に費やしていた時間が導入初月から50%程度削減されたと実感しています。 自社で開発したシステムなので、今後も従業員の意見も聞き、タイパはもちろん満足度の更なる向上に向けて、新たな機能も加えていこうと思っています。
次回、運用している勤怠管理システムの実態についてご紹介します。