COLUMN

勤怠管理や給与計算といった人事労務周りの仕事が、みなさんにとってタイムパフォーマンスを下げていませんか？
できるだけ無駄な手順を省き、タイムパフォーマンスを重視して効率よく仕事をしたいと思っている方は少なくないでしょう。

そこで今回は、勤怠管理のために多くの企業で使用されている「タイムカード」に焦点を当て、当社での実例を用いながら現状の課題について示していきます。

タイムカードによる勤怠管理の実態

従業員の勤怠管理において1～300名未満の中小企業で圧倒的に多いのがタイムカードまたは、手書きでの出勤簿でした。

当社も設立当時から大半の企業が導入しているタイムカードを利用していました。 タイムカードは、初期投資も最低限に抑えられ、導入も簡単でしたのでスムーズに勤怠管理ができました。

しかし、毎月行う全従業員のタイムカードの準備などにとられる時間やコストが次第に負担に感じるようになりました。 また、労働基準法でタイムカードの保管期間が5年と定められているため、勤怠管理が煩雑になり兼ねないと感じました。 同じような悩みをもつ担当者の方も多いのではないでしょうか。

タイムカードによる勤怠管理の問題点

①勤怠状況の即時把握が困難

タイムカードによる打刻だと、その日の従業員の勤怠状況はカードを見れば把握はできます。 しかし、1週間単位や月単位での残業時間や休暇取得日数といった勤怠状況をタイムリーに把握することは困難です。

②給与計算への即時反映も困難

給与計算のために毎月の締日にタイムカードを回収し、集計する必要があります。 当社でも毎月手作業で集計しますし、絶対に間違いがあってはならない従業員の給与ですので、目視による確認作業にも時間をかけています。 毎月それなりの時間と労力がかかり、タイムパフォーマンスが悪い。
これらの一連の作業をもっと効率良くできれば・・・同じようなことを思ったことはありませんか？

最後に

先述した問題点を解消し、タイムパフォーマンスを上げるためにも、当社では約3年使用していたタイムカードを廃止し、当社に見合った勤怠管理システムを開発・導入することにしました。
次回は、開発する勤怠管理システムについてお話させていただきます。